juna im netz

Das Netz ist das, was Du draus machst

In eigener Sache, Wege zur Selbstständigkeit

Zeitmanagement, wtf ?!?

Auf einem Tisch liegt ein Notizbuch, auf dem "The Masterplan" steht. Daneben einige Sticker und eine Teetasse.

„Konzentriere Dich auf das Wesentliche“, schreiben sie. „Setze die richtigen Prioritäten“, schreiben sie. Warum die meisten Tipps zum besseren Zeitmanagement bei mir nicht so richtig funktionieren, und was ich stattdessen tue.

Immer wieder merke ich bei Arbeiten, die mir Spaß machen, wie viele Ideen ich dabei entwickle. Manchmal kann ich sie gleich irgendwo einbauen oder an jemand anderen weitergeben. Oft aber passen sie überhaupt nicht zu dem, was ich gerade mache, sondern führen sogar davon weg. So habe ich zum Beispiel während der Arbeit an einem Artikel in den letzten Monaten ein Konzept für ein Informationsvideo geschrieben, eine ganz und gar unnötige Infografik betextet, und mir Kalligraphiebögen aus dem Netz heruntergeladen. Weil für ein bestimmtes Foto, das ich unbedingt machen wollte, eine schöne Handschrift nötig war.

Ist natürlich cool, das alles irgendwie unter „Arbeit“ zu verbuchen, keine Frage. Und wenn genügend Zeit ist, ist dieser Überschuss an Ideen ja auch nett. Ich fühle mich kreativ, bin aufgeregt, habe den Eindruck, einfach alles ist machbar. Aber oft generiert diese Vielzahl an neuen Ideen nicht nur neue Arbeit, sondern blockiert richtiggehend das, was ich gerade tun wollte. Dass ich hier auf hohem Niveau jammere, ist mir völlig klar. Aber es kann halt echt nerven! Da macht mir die Arbeit Spaß, ich denke links und rechts um sie herum, und plötzlich bin ich mit den Gedanken bei einer neuen Geschäftsidee, einer in meinen Augen zwingend notwendigen App oder irgend einem anderen geistigen Gerümpel. Meine ohnehin springende, assoziative, immer vernetzte Arbeitsweise kippt aus dem Flow, weil sich mein Kopf spontan in eine Idee verliebt, die ich nie werde umsetzen können. Die aber trotzdem eine ganz eigene Penetranz an den Tag legt. Wenn ich sie wegschiebe, kehrt sie nach wenigen Minuten umso hartnäckiger zurück. Als ich noch alleine wohnte, fanden sich in solchen Phasen angefangene Projekte in jeder Zimmerecke. Jetzt mit Familie und meinem dauernden Gemotze, irgendwer möge bitte das ganze Zeug aufräumen, kann ich das nicht mehr bringen. Ich riskiere meine ohnehin angeknackste Glaubwürdigkeit als Autorität (Ha, ha. Hahahahaha.)

Hier ist ein Notizbuch zu sehen, auf dem "The Masterplan" steht. Daneben eine Teetasse. Zwischen dekorativen Stickern stehen die Buchstaben "Luxusprobleme"

Zeitmanagementversuche am lebenden Objekt

Also probierte ich in den letzten Monaten Zeitmanagement-Strategien aus. Und die gibt es scheinbar im Dutzend billiger. Die Techniken sind nicht nur für Freiberuflerinnen oder kreativ arbeitende Menschen geeignet, sondern lassen sich in jedem Job anwenden. Meine Frage war: Wie kann ich konzentriert einer bestimmten Sache folgen, ohne mich von neuen Ideen dauernd ablenken zu lassen?

Es gibt viele Coaches und Webseiten, die den Menschen versprechen, ihr eigenes Zeitmanagement zu verbessern. Von der Pomodoro-Technik (15 Minuten mit Eieruhr arbeiten, dann Pause) über die Einteilung aller Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip („Wichtig / Dringend“) bis hin zu bewussten Entspannungstechniken im Berufsalltag. Ich habe vieles ausprobiert, das mir sinnhaft schien. Mit mäßigem Erfolg. Mein Gehirn sabotiert die meisten Techniken mit Leichtigkeit und lacht dabei hinterhältig.

So wurde das nichts mit der goldenen Regel des Zeitmanagement „Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche“. Also habe ich etwas anderes ausprobiert, das mir fast schon zu banal scheint, um es letztlich als Tipp zu vertreiben. Trauen werde ich mich dennoch. Lest also im Folgenden meinen superbanalen, simplen Trick zur Überlistung meines eigenen Gehirns. Mit Klickbaiting-Überschrift!

Dieser superbanale, simple Trick hilft mir, mich zu konzentrieren

Ich habe zwei schmale Bücher. Eines heißt „Masterplan“ (sic!), das andere „Notes from a Genius“ (Bescheidenheit ist alles). Wenn ich arbeite und sich mir Ideen in den Weg stellen, die ich gerade nicht einbauen oder keinem laufenden Projekt zuordnen kann, schreibe ich mir zwei, drei Sätze dazu in das kleinere, in „Notes from a Genius“. Damit ist die Idee festgehalten, und ich kann mich wieder auf meine vorliegenden Aufgaben konzentrieren. Kommen weitere Ideen hinzu und ergibt sich dabei eine Art Ideencluster, wandert die entstandene Sammlung in den „Masterplan“. Vorausgesetzt, die Idee unterstützt den Plan in irgend einer Weise. Alles, was nicht direkt mit meinen mittelfristigen Zielen zu tun hat, bleibt erst einmal im kleinen Ideenbuch. Da ist es sicher aufgehoben, stört aber auch den Kopf nicht mehr. Und eine brauchbare Idee hat kein Verfallsdatum. Ab und zu setzt mal jemand anders etwas um, das ich gerne gemacht hätte. In aller Regel finde ich das Ergebnis voll cool. Und streiche lächelnd im Notizbuch ein paar Sätze aus.

Das mit den zwei Büchern ist für mich eine ganz einfache Methode, um mich auch in Phasen, in denen ich plötzlich alles auf einmal machen will, zu konzentrieren. Wenn Ihr selbst ein ähnliches Problem im eigenen Zeit- und Ideenmanagement habt, probiert es mal aus! Und schreibt mir: Wie macht Ihr das? Nervt Euch Euer Kopf mit themenfremden Ideen, oder habt Ihr eher das gegenteilige Problem? Helfen Euch bestimmte Zeitmanagement-Strategien?

  1. Eigentlich wollte ich gerade… aber dann kam mir dieser tolle Artikel in die Quere, zu dem ich unbedingt meinen Kommentar hinterlassen muss; denn – so viel ist sicher – ohne meinen Kommentar ist dieser Artikel genial, aber nicht vollständig (ist das mit der Bescheidenheit gut geprobt? ).

    Wie gut ich das kenne. Diese Manipulation des Gehirns. Fantastisch beschrieben. Als Tastatur-Arbeiter und -Hobbyist liegen beide Lebensbereiche auch noch in unmittelbarer Nähe. Die Pomodoro-Technik habe ich bisher nicht probiert. Die Kategorisierung von Wichtig/Dringend hilft mir gelegentlich, aber nicht unbedingt regelmäßig. Das todo.txt System erfüllt mich nicht gänzlich, Aufgaben im Kalender schon gar nicht und generell ist alles doof, was nicht Analog&Digital zugleich ist.

    Ein Notizbuch für „rapid logging“ verwende ich seit drei Jahren mit großer Freude. Die Idee mit dem zweiten „Masterplan“-Buch finde ich klasse, aber da ich schon mein Immer-Dabei-Notizbuch plus drei (bald vermutlich vier) zweckgebundene Notizbücher führe und wöchentlich Ideen für neue Notizbuch-Verwendungszwecke entwickle, bin ich zögerlich diesen Plan zum „Masterplan“ umzusetzen. Dazu kommen noch digitale Notizen, die ich in den verschiedensten Orten und System einpflege – ach! Es ist ein Jammer (auf enorm hohem Niveau).

    Danke für diese Beschreibung und für deinen Tipp. Vielleicht setze ich sie doch um oder integriere Teile davon in meinen aktuellen Arbeitsablauf.

  2. Du hast das Arkonym in der Überschrift falsch geschrieben, das schreibt sich nämlich GTD. Getting Things Done. https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done beschreibt das, was Du eigentlich in Grundzügen schon machst. Der ganz wichtige Grundgedanke dabei ist, alles aufzuschreiben denn “your brain is there vor having ideas, not for holding them”. Und Dein “Notes from a genius” ist im GTD-Kontext so was wie die “Someday/Maybe”-Liste. Was Du anscheinend noch nicht machst ist die “Weekly Review”, also einfach mal alle Dinge anschauen und entscheiden, ob sie noch relevant sind oder nicht, was schon erledigt ist und welches die nächsten Schritte in Richtung Ziel sind. Das alles heißt in der GTD-Denke “trusted System” und ist sozusagen die Speichererweiterung für Dein Gehirn, der Ort an dem alles gesammelt ist und zu dem Du volles Vertrauen hast, alles Wichtige auch wieder zu finden.

    Ich mache seit Jahren GTD und ohne dieses “trusted System” hätte ich in manchen Lebensphasen schlicht nicht mehr überlebt, denn auch unter Ausnahmebedingungen hat mein System immer alle Dinge die zu erledigen sind drin und ich kann mir sicher sein, dass ich nix wichtiges vergesse.

    GTD legt Dich übrigens nicht auf irgendwelche Tools fest. Du kannst das mit Papier und Bleistift ebenso machen wie mit tollen Apps. Ich persönlich nutze OrgMode, eine Erweiterung des Emacs-Texteditors. Ja, da ich weiß wie “schräg” sich das anhört, dass man Zeitmanagement im Texteditor macht habe ich ein paar (mittlerweile 30, weden aber noch mehr) Tutorial-Videos gemacht und auf YouTube gestellt, wenn Du mal viel Zeit hast kannst Du ja mal gucken:
    https://www.youtube.com/playlist?list=PLVtKhBrRV_ZkPnBtt_TD1Cs9PJlU0IIdE

    In meinem System habe ich sozusagen die Sammelbecken für alles was ich tun soll oder muss, getrennt nach Arbeit, privatem und Vereinskram. Jede Tätigkeit kann für einen bestimmten Termin “geplant” werden und jeden Morgen schaue ich erst mal nach, was für den aktuellen Tag denn geplant ist. Das hat den Vorteil, dass ich nicht den ganzen Berg sehe, sondern nur so viel wie ich mir für diesen einen Tag vorgenommen habe.
    Diese Punkte wandern dann in eine Checkliste für den Tag, jeder Punkt an dem ich gearbeitet habe wird abgehakt und im Sammelbecken dann mit einer Notiz kommentiert und wenn fertig dort auch als fertig markiert. Wie so was aussieht habe ich am Sonntag getwittert, Sonntag war Streß pur, ging aber trotzdem weil ich einfach konsequent durch die Liste gegangen bin.

    Wichtig ist, dass Zeitmanagement eigentlch heißt, seine Energie zu managen. Darum mache ich meinen Tagesplan auch abschließend erst am Morgen des jeweiligen Tages, denn nur dann kann ich wirklich einschätzen, wie “fit” ich denn tatsächlich bin. Und noch viel wichtiger ist, dass auf so einem Tagesplan nicht nur die “Arbeit” landet, sondern auch die Dinge, die einem Spaß machen. Beir mir steht da also täglich “Bass üben” drauf weil mir das wichtig ist und ich das auch tun will wenn sozusagen “Land unter” ist. Oder “Buch lesen” oder was auch immer. Eine ToDo-Liste auf der nur “Stress” steht guckt keiner gerne an, eine bei der man auch nette Sachen findet schon.

    Für das Notieren von Ideen “on the road” habe ich übrigens immer ein A6-Notizbuch in der Hosentasche mit dabei. Abends am PC kann man dann die Ideen mal schnell ins “trusted System” übertragen.

    Wie gesagt, ich nutze dieses System seit Jahren und es hilft mir ungemein, Beruf und den Alltag (Familie, Haushalt, Verein) zu schaffen ohne dass was wichtiges “runterfällt”.

    • Als aktueller Vim-User, der früher mit Emacs gearbeitet hat, schiele ich gelegentlich neidisch auf den Org-Mode. Natürlich könnte ich wieder auf Emacs+Evil-Mode umsteigen oder eines der „Org-Mode“-Plugins für Vim ausprobieren, aber das fühlt sich irgendwie nicht richtig gut an… vielleicht helfen mir auch ein paar Bash Scripts 🙂

      Tatsächlich bin ich regelmäßig beeindruckt von deiner Arbeitsleistung, Rainer! Nicht nur das; manchmal habe ich wegen meines Hangs zur Prokrastination ein schlechtes Gewissen, wenn ich bei Twitter lese wie viel du erledigst. Es gibt so viele Dinge, die ich im Haushalt noch nicht angegangen bin… Vielleicht bekomme ich auch von GTD ein paar Anregungen, die ich umsetzen kann. Mir gefällt zum Beispiel dein Ansatz, dass Aufgaben unterwegs analog gesammelt und später digitalisiert (evtl. kategorisiert und priorisiert) werden.

      Übrigens: die Verwendung von „wenn du mal viel Zeit hast“ finde ich ziemlich witzig unter diesem Artikel ☺

      • Mensch Micha, Du hast Dich also der dunklen Seite der Macht zugewendet. 😉 Nö, ich nutze sowohl emacs als auch vim. Und was GTD-Tools oder generell Zeitmanagement-Tools angeht, da habe ich unheimlich viel ausprobiert. Das Problem bei vielen Tools ist schlicht und einfach “Latency”. Wenn Du einen Geistesblitz hast, dann willst Du den irgendwie einfangen. Und wenn Dein Tool dann zu lange braucht um aus den Startlöchern zu kommen um diesen Geistesblitz zu notieren machst Du das nicht. Darum habe ich unterwegs mein Notizbuch, das ist in 2 Sekunden einsatzbereit. Und am PC habe ich meine “Capture templates”, jede neue Aufgabe ist da auch in kurzer Zeit im System drin. Keine Webanwendung wo Du Dir erst mal einen Affen klickst bis Du endlich was einfangen kannst.

        Die Grundzüge von GTD sind ja ganz einfach:
        – Schreib alles auf, dann musst Du Dich nicht erinnern und hast den Kopf frei
        – Mache regelmäßig eine Weekly Review um zu sehen was noch aktuell ist und was nicht.
        – Natürlich ist noch mehr drin. Die “Flight Levels” z.b. wo Du aus verschiedenen “Flughöhen” auf das schaust, was Dein Leben ausmacht. Von ganz oben siehst Du nicht die Details, aber doch ungefähr das,
        was Du “langfristig” anstrebst. Auf der “Runway-Level” siehst Du jeden Dreck den Du machen solslt/willst/musst. Und zwischendrin hast Du z.b. den nötigen Abstand um “Projekte” zu definieren ohne erst mal groß auf die Details einzugehen.

        Eigentlich erledige ich nur so viel wie ich schaffe, aber das “fiese” an so einem Tagesplan ist, dass man motviert ist, eben das was man am Morgen noch als “erreichbar” defniert hat dann auch am Abend erreicht zu haben. Klar, ich habe auch Tage wo das nicht ging weil ein familiärer Interrupt kam der alles durcheinandergewirbelt hat. Aber auch hier hilft mir das, meine Prioritäten auch mal ganz schnell umzusortieren wenn nötig. Und mittlerweile wissen meine Kinder, dass ich nicht unbegrenzt auf Abruf bereit stehe und nur warte,ob sie was wollen. Und sie aktzeptieren das auch.

        Den Hang zur Prokrastiantion hat mein Mathe-Professor damals so beschrieben: “Jeder vernünftige Mensch ist von Natur aus faul.”. Ich bin sehr vernünftig, darum ist mein Tag so strukturiert dass ich genügend Zeit fürs Faul-Sein habe. 😉

        • Nicht, dass ich noch besonders viel von Eurer Konversation hier verstehe … aber es freut mich sehr, dass der kleine Beitrag Euch motiviert hat, so viele gute und detaillierte Tipps dazulassen! Im Bereich digitale Notizen kann ich hier nicht mitreden. Ich nehme für alles Digitale Evernote, weil ich das auf meinen beiden wichtigsten Geräten synchronisiert habe. Das ist sicher nicht schick, und es hat keinerlei Hierarchie, die mir beim Suchen und Vernetzen später hilft. Aber ich mag es irgendwie. Das grün gefällt mir. 🙂

          Bei der Christa habe ich neulich was über Mindmapping-Tools gelesen, ist das so etwas, womit auch andere beim GTD-en arbeiten, Rainer?

          Danke Euch zwei herzlich. Ich werde mir dieses GTD auf jeden Fall anschauen, es klingt nach ungeheuer viel Struktur. Und die brauche ich auch immer mehr. 🙂

          • Also Evernote hat durchaus eine Hierarchie. Man kann ja mehrere Notizbücher definieren und die soweit ich mich erinnere auch hierarchisch anordnen. Und dann hast Du ja ein extrem mächtiges Werkzeug in den Tags, denn nach Tags kannst Du filtern und hast damit eine Sicht auf Deine Sammlung die dann nur das enthält was Du gerade im Fokus hast. Ich selbst nutze Evernote meistens um mir irgendwelche Webseiten zu merken (mit dem Web-Clipper) deren Inhalt ich vielleicht irgendwann nochmal brauchen kann. Das entlastet die Bookmarks.

            Mindmapping nutze ich auch gelegentlich, aber das ist eher um ein einzelnes Projekt zu strukturieren. Da nutze ich dann “Freeplane” und das tut ganz.

            GTD fängt an mit einem “Braindump”, einfach alles aufschreiben was man sich bislang merken musste und das ganze dann in den Weekly Reviews einfach durchstrukturieren.

            Der Nutzen im Beruf ist, dass ich berühmt bzw. berüchtigt bin für meine doch sehr detaillierten Aufzeichnungen und mein Mail-Archiv das etwa 15 Jahre in die Vergangenheit reicht. 😉

        • Guten Tag Rainer, ich habe in den letzten Wochen ein paar Konzepte von GTD ausprobiert und bin positiv überrascht. Zwei Ansätze helfen mir besonders: ① alles aufschreiben und ② alles was nur zwei Minuten dauert, gleich machen. Ich habe dadurch weniger im Kopf und weniger Stress. Allerdings glaube ich, dass ich noch nicht alle Vorteile von GTD für mich nutze. Projekte, Next Actions und die Weekly Reviews müsste ich noch etwas mehr in meinen Alltag integrieren. Davon wie die Flughöhen funktionieren sollen, habe ich bisher noch gar kein Eindruck.

          Als großen Braindump verwende ich aktuell eine Text-Datei im todo.txt-Format für die ich mir ein paar Bash-Funktionen geschrieben habe. Zum Beispiel zeige ich in meiner Bash-Prompt eine Anzahl an erledigten (Motivation) und unerledigten Aufgaben (Erinnerung) an. Als Eingangs-Listen verwende ich E-Mails, mein Bullet-Journal und einen kleinen Zettel für die Hosentasche. Damit sind im Moment fast alle Situationen abgedeckt.

          Auf jeden Fall vielen Dank, dass du deine Erfahrungen geteilt hast. Sie gaben mir den Anstoß mehr über GTD zu lesen und entlasten mich damit gerade sehr. Eventuell werde ich demnächst mal das ganze Buch zu GTD lesen und schauen was ich mir daraus mitnehmen kann. Ist das deiner Meinung nach empfehlenswert oder eher überflüssig?

          Juna, mich würde interessieren, ob du dir auch ein Bild von GTD gemacht hast.

          Euch beiden eine entspannte und gesegnete Weihnachtszeit!

          • Micha, lies einfach mal das Buch von David Allen. Die Grundkonzepte hast Du ja schon verinnerlicht, alles aufschreiben ist unheimlich entlastend, man hat einfach nicht mehr den Stress der durch die Angst dass man irgendwas vergessen hat erzeugt wird. Und klar, bevor ich “Peanuts” ins System schreibe mache ich sie sofort (wenn sie denn wenig Zeit kosten). Wobei manche Peanuts schon drin sind, eben Dinge die alle paar Wochen mal erledigt werden müssen. Hier hilft mir das System dabei, dass die nicht vergessen werden.
            Das Thema “Flight Levels” geht mehr in die Richtung der Planung für die Zukunft. Also Abstand gewinnen und das “big picture” sehen, nicht gleich auf die einzelnen Arbeitsschritte detaillieren.
            Die Weekly Review habe ich mit Checklisten weitgehend automatisiert. Wichtig ist dass man sie regelmäßig macht, daheim prokrastiniere ich das auch manchmal, in der Arbeit bin ich aber konsequent, denn $BOSS will einmal in der Woche einen Bericht, sozsuagen der ideale Zeitpunkt dann auch gleich die Weekly Review zu machen.
            ToDo.txt sieht ja interesant aus. Und ist gar nicht so weit von OrgMode weg. 😉
            Auch Dir und Deiner Frau ein schönes und entspannendes Weihnachten und einen guten Start ins neue Jahr.

  3. Da ich selber nicht mehr viel dazu komme, im Netz zu stöbern und Twitter nachzulesen, sehe ich den Artikel jetzt erst und Mensch, Juna, das kenn ich doch irgendwoher. Mein Hirn scheint mit egal welcher Aufgabe nach fünf Minuten gelangweilt und mein schlimmster Feind ist Wikipedia. Da schau ich kurz was nach und erwache 2 Stunden später aus einer Trance und frage mich, wie zum Teufel ich auf den Artikel über Neutrinos gekommen bin und was ich eigentlich wollte.

    Ich glaube, ich habe ungefähr alles schon mal ausprobiert. Für die Notizbücher fehlt mir leider die Disziplin. Ich habe ungefähr tausend angefangene Notizbücher bei mir zuhause, aber nach den ersten paar Seiten fehlt mir dann die Selbstdisziplin. Das Witzige ist, dass genau das, was mich da beim Arbeiten so behindert, genau das ist, was mich beim wissenschaftlichen Arbeiten vorwärts gebracht hat. (Theorien miteinander verknüpfen, die bisher genau nichts miteinander zu tun haben? Mein Hirn kriegt das hin.) Es ist also Segen und Fluch zugleich und ich weiß nicht, inwiefern ich das in produktivere Bahnen lenken kann.

    Das einzige, was bei mir wirklich hilft, ist in einen Flow zu kommen. Und das geht meistens so, dass ich mir eine lange Phase erlaube, in der in unkonzentriert springe, sammle und verknüpfe und dann, wenn mein Kopf gesättigt ist, alles in einer manischen Phase der Produktivität von mir gebe. Ein bisschen wie so eine mentale Essstörung. :’)

    Aber das bedeutet lange Zeit, in der ich gefühlt unproduktiv bin und das stresst mich selbst. Ich wünschte mir vor allem einen Job, in dem ich diese Arbeitsweise pflegen kann. Bei meinem derzeitigen 8-h-Job ist das echt schwer. Und mein Kopf kommt mir manchmal wie ein randalierendes Kleinkind vor, das man in den Laufstall gesperrt hat. Wenn “Wissensverknüpferin” ein Job wäre, ich wollte ihn haben.

    • Liebe Alena, vielleicht gibt es diesen Job, und wir beide kommen nur gerade nicht darauf, wo er zu finden wäre?

      Es ist herrlich und treffend, wie Du das beschreibst. Und Deine Bewältigungsstrategie ist für Menschen wie Dich mit Sicherheit ein wirklich guter Hinweis! Den Kopf einfach mal das machen lassen, was er beherrscht, und dann Struktur reinbringen, wenn er müde ist … daran werde ich bestimmt noch häufig denken.

      Ja, mit unserem derzeitigen Verständnis von Lohnarbeit geht das nicht zusammen. Denn wie sollen diese Phasen bereit gestellt werden? Ich sehe Dich in einer unbestimmten und wahrscheinlich noch fernen Zukunft daher auch als Freiberuflerin. In einem Job, den wir heute noch nicht kennen, vermutlich. Und bis dahin wünsche ich Dir viel Flow, und die innere Ruhe, Dich selbst auf dem Weg dorthin zu sehen. Und die Geduld, zu sagen “Ich mache jetzt dieses. Bald mache ich etwas, das mir mehr entspricht”.

      Wenn es so weit ist, schreib mir. Vielleicht gibt es dann bereits die Task Force, die ich mir vorstelle. 🙂 In der Du jederzeit einen Platz hast.

Hinterlasse einen Kommentar

Credits: Danke an Anders Norén für das Theme

%d Bloggern gefällt das: